W każdym przedsiębiorstwie istnieją dokumenty o pewnym stopniu poufałości zawartych w nich informacji. Więc mogą się tam znajdować dane finansowe a także plany sprzedażowe, a przede wszystkim dane osobowe. Jedne z takich dokumentów są bardziej, pozostałe mniej niezbędne, aby jednak niszczyć różnorodne firmowe dokumenty. Jeśli o tym zapomnimy możemy mieć kłopoty. Jak jednak stworzyć system, który będzie za to odpowiadał i będzie skuteczny?

Niszczenie dokumentów nie jest takie trudne, trzeba po prostu stworzyć odpowiednią strategię. Najbardziej korzystnie początkowo stworzyć dokument, jaki będzie zawierał dokładne wytyczne odnośnie utylizacji danych w firmie, z którym powinien zapoznać się każdy obecny, a także nowo zatrudniony pracownik. W dalszej kolejności trzeba zrobić szkolenie, które wyjaśni szczegóły polityki niszczenia danych oraz uświadamiające zagrożenia wynikające z niewłaściwego zabezpieczania dokumentów i ich nieodpowiedniego niszczenia.

Następną ważną kwestią jest decyzja, czy utylizacja dokumentów będzie organizowana w innym miejscu – [www]. Na pewno bardziej korzystnie to zrobić w firmie, gdyż to daje 100% pewności, że zutylizujemy wszystkie dane, tak więc wyeliminujemy zagrożenie, iż coś wydostanie się poza przedsiębiorstwo i wpadnie w niepowołane ręce. Na rynku na szczęście funkcjonuje wiele firm, które oferują niszczenie danych i to różnego typu, na przykład niszczenie dokumentów gdynia dokumentów księgowych lub medycznych. W tego rodzaju sytuacji dane zbierane są w firmie w jednym pojemniku, a następnie transportowane do miejsca, w którym są utylizowane. Jesteśmy w stanie oczywiście uczestniczyć w takim procesie, lub później zażądać dowodów, iż dane zostały faktycznie zlikwidowane.

Porównaj –

I niezbędna rzecz na koniec. Nim przystąpimy do niszczenia dokumentów, najlepiej sprawdzić jakiego typu dokumenty są w firmie wytwarzane, co zdefiniuje ich klasę ochrony. W każdej firmie, w różnych działach bowiem powstają różnorakie dokumenty, natomiast stopień ich jawności i tajności jest zależny od klasy ochrony. Zależnie od zdefiniowanej klasy ochrony dokumenty muszą być zniszczone w urządzeniach, jakie spełniają adekwatny do klasy ochrony stopień bezpieczeństwa.