Przy firmach które mają jakieś materiały, środki trwałe czy towary do sprzedaży koniec roku wiąże się z koniecznością wykonania inwentaryzacji. Obowiązek ten nakładają przepisy, dla wszystkich składowych majątku firmy zostały ustalone osobne okresy częstotliwości wykonywania tego typu spisów i należy ich przestrzegać. Podstawową rolą przeprowadzania inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu majątku, jaki znajduje się w firmie. Jeżeli firma posiada jakiś program magazynowy, to w nim powinny znajdować się aktualne ilości wszystkich materiałów oraz produktów.

Lecz okazuje się często, że w ciągu zwykłej pracy nastąpiły jakieś pomyłki, nie wszystko co zostało wydane z magazynu było rejestrowane w systemie lub coś zostało skradzione. I zadaniem właśnie inwentaryzacji będzie sprawdzenie wszystkich aktualnych stanów i zrobienie porównania z tym, co widnieje w programie, sprawdź inwentaryzacja majątku. Jeśli będą jakieś różnice, to w pierwszej kolejności należy wprowadzić dokumenty, jakie je skorygują, a później dojść z czego się to wzięło.

Dobrze przeprowadzona inwentaryzacja wyposażenia, materiałów i towarów pozwoli na uzgodnienie stanu faktycznego majątku firmy. Jest również sposobem na to, aby wykryć jakieś niegospodarności czy działania zatrudnionych na szkodę przedsiębiorstwa. Jednak jeżeli chce się ją przeprowadzić w odpowiedni sposób, to trzeba przygotować się do tego odpowiednio i dobrze rozplanować wszystkie prace. Spis przeprowadzony chaotycznie, bez odpowiedniego planu i z pominięciem ustalonych procedur będzie po prostu stratą cennego czasu i niepotrzebnymi kosztami.